การเจรจาต่อรองเป็นผลของความคาดหวังที่มาจากทั้ง 2 ฝ่าย คือผู้ซื้อซึ่งก็คาดหวังที่จะซื้อในราคาถูก คุณภาพดี หรือมีของแถมเป็นต้น สำหรับผู้ขายก็คาดหวังที่จะขายในราคาที่สูง เพื่อจะมีผลกำไรสูงขึ้น เช่นกัน การคาดหวังที่มีขึ้นทั้งสองฝ่ายถ้าการจัดการที่ไม่ดีพออาจทำให้เกิดข้อขัดแย้ง(Conflict) ระหว่างผู้ซื้อผู้ขายและนักขาย การเรียนรู้และเข้าใจการเจรจาต่อรองเพื่อลดแรงกดดันต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการเจรจาต่อรองและเป็นการรักษาความสัมพัมธ์ที่ดีกับลูกค้า ความคาดหวังของทั้งสองฝ่ายนั้นมีได้หลายอย่างเช่น ในเรื่องของราคา เงื่อนไขของราคาเช่นการชำระเงิน การขนส่งเช่นระยะเวลาในการจัดส่ง คุณภาพของสินค้า การให้บริการหลังการขาย หรือการให้บริการทั่วไป สำหรับเทคนิคที่นักเจรจาต่อรองควรทราบมี 2 ข้อใหญ่ๆ คือ
1) การเจรจาต่อรองควรเจรจาทีละหลายๆ เรื่องในเวลาเดียวกัน เช่นถ้าต้องต่อรองเรื่องของราคาให้พิจารณาเรื่องของสีของสินค้าด้วย หรือเรื่องของขนาดของสินค้า ไปในเวลาเดียวกัน เทคนิคนี้พยายามสร้างความรู้สึกถึงการได้และเสียของผู้ที่กำลังต่อรอง ทำให้ไม่รู้สึกถึงแรงกดดันมาก ถ้าต้องสูญเสียบางสิ่ง เพื่อได้รับสิ่งอื่นในเวลาเดียวกัน
2) การเจรจรต่อรองไม่ควรทำตามลำดับขั้นตอน หรือทีละเรื่องเช่นเจรจาต่อรองเรื่องที่ 1 เสร็จ ก็ตามด้วยเรื่องที่ 2,..3 เป็นต้น เพราะการต่อรองควรทำครั้งละหลายๆ เรื่องในเวลาเดียวกัน เพื่อเป็นการสร้างทางเลือกในการต่อรองในครั้งนั้นๆ ในทุกกิจกรรมการต่อรอง จะมีกิจกรรมที่นักต่อรองต้องทราบคือ งานในการต่อรอง (Task) เป็นการมุ่งเน้นถึงเนื้อหา (Content) การต่อรองในครั้งนั้นๆ เช่นต้องลดราคาให้ได้10% เป็นต้น ผู้ที่ทำการเจรจาต่อรอง ต้องวางแผน ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน มีวิธีดำเนินการต่อรอง และ การสร้างความสัมพันธ์(Relationship) ซึ่งมุ่งเน้นถึงกระบวนการของการต่อรอง บางครั้งต้องผลัก(Push) บางครั้งต้องดึง(Pull) การสร้างความสัมพันธ์เป็นกระบวนการที่สำคัญในการเจรจาต่อรอง เพราะเป็นวิธีในการลดแรงกดดันให้การเจรจาต่อรอง บางครั้งสามารถพลิกสถานการณ์ที่กำลังตกอยู่ในสภาววิกฤตให้เป็นบวกได้ การสร้างความสัมพันธ์ ต้องทำอย่างต่อเนื่อง เช่น บางครั้งการไปเล่นกอล์ฟกับลูกค้า ทำให้สร้างความคุ้นเคยกับ ลูกค้า บางครั้งอาจไม่ใช่เรื่องง่ายในการดำเนินการให้เป็นไปตามแนวคิดที่วางไว้ เพราะมีอิทธิพลของปัจจัยต่างๆ โดยรอบเป็นข้อจำกัดในการเจรจาต่อรองนั้น ๆ สำหรับอิทธิพลของการเจรจาต่อรองนั้นมีอยู่ด้วยกัน 6 ประการดังต่อไปนี้ 1) ทักษะ (Skills) ได้แก่ทักษะของผู้ที่จะทำการต่อรอง การฟัง การสังเกต รวบรวมประเด็น เพื่อผ่านการกลั่นกรอง บางช่วงต้องเร่ง บางช่วงต้องช้า ทักษะเหล่านี้ ต้องอาศัยการฝึกฝนและประสบการณ์ จะช่วยให้กระบวนการกระชับมากขึ้น 2) โครงสร้าง (Structure) รูปแบบของโครงสร้างการเจรจาต่อรอง มีความสำคัญ ทำให้รูปแบบมีบรรยากาศในการเจรจาต่อรอง ทั้งความรู้สึกและการปฏิบัติ 3) การวางแผน (Planning) มีการวางแผนที่มีขั้นตอน 4) วัฒนธรรมขององค์กร (Culture) ที่มุ่งเน้นการเจรจาต่อรองหรือไม่ บางวัฒนธรรมไม่ยืดหยุ่น ผ่อนปรน ทำให้การเจรจาต่อรองเป็นไปได้ยาก 5) กลยุทธ์ (Strategy) ในการเจรจาต่อรอง การวางแผน เช่นการลดราคาควรให้เป็นขั้นตอน เพราะบางครั้งการลดราคาครั้งละมาก ๆ อาจทำให้ลูกค้าเกิดความกังวล และทำให้การเจรจาต่อรอง เริ่มต้นอีกครั้ง เพราะความไม่ไว้ใจนั่นเอง 6) กฏหมาย (Legal) เป็นข้อจำกัดที่ทำให้การเจรจาต่อรองทำได้ยากเช่น ในทางปฏิบัติทำได้แต่ผิดหลักของข้อกฎหมายหรือกฎเกณฑ์ต่าง ๆ อิทธิพลเหล่านี้ถึงแม้จะไม่สามารถแก้ไขได้แต่ในบางกรณีสามารถที่จะเลี่ยงไม่ให้กระทบเพื่อไม่ให้มีข้อจำกัดในการเจรจาต่อรอง จึงต้องอาศัยประสบการณ์ในการตัดสิน การเจรจาต่อรองในครั้งใดก็ตามให้เข้าใจว่าผู้ที่เราต้องการต่อรองไม่ใช่ใคร คือลูกค้า บางครั้งก็มีได้ บางครั้งก็เสีย มากหรือน้อย แล้วแต่สถานการณ์
การเจรจาต่อรองที่ดีจะไม่มีฝ่ายตรงกันข้าม เพราะความรู้สึกของการเป็นฝ่ายตรงกันข้าม คือการเข้าประจันหน้าซึ่งกันและกัน คอยมุ่งเอาชนะมากกว่าการใช้เหตุผล ถึงแม้ในบางกรณีไม่สามารถที่จะเลี่ยงไม่ให้มีการกระทบกระทั่งกันบ้างในการเจรจาต่อรอง นักขายจึงต้องอาศัยการฝึกหัดให้มีประสบการณ์ในการบริหารจัดการสถานการณ์ เพราะใครจะคิดอย่างไรก็ตาม เรานักขายย่อมเป็นฝ่ายเดียวกับลูกค้าเสมอ แต่การทำงานต้องอยู่ในหลักการของบริษัท บริหารจัดการได้คิดเสียว่าผู้ที่เราต้องการต่อรองไม่ใช่ใคร ก็คือลูกค้า บางครั้งต้องยอมเสียเล็กน้อย เพื่อรักษาชิ้นเนื้อก้อนโตไว้....จำเป็นจริงๆ...
